BONTANG – Kelengkapan data kepegawaian yang akurat memiliki peran penting dalam memperlancar berbagai proses layanan kepegawaian, serta proses pengambilan keputusan dan kebijakan yang berkaitan dengan pegawai.
Hal ini diungkapkan Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Bontang, Drs. Sudi Priyanto, M.Si.
Menurut Sudi, saat ini pengurusan layanan kepegawaian telah beralih dari cara lama yang manual dengan mengumpulkan fotokopi berkas, yang kini telah berubah menjadi layanan berbasis data digital. Ada tiga cara yang kami gunakan saat ini untuk menyimpan dan mengelola data pegawai, yaitu melalui:
1. Penyimpanan arsip pegawai di record center, berupa fisik lembaran/fotokopi kertas dari berkas seluruh pegawai.
2. Elektronik tatanaskah, melalui alih media berkas pegawai menjadi format digital.
3. Data pegawai pada Simpeg dan SIASN.
Perlu juga diingat bahwa BKN telah membangun satu data ASN sesuai dengan rencana nasional Pemerintah dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang diatur dalam Peraturan Presiden 39/2019 tentang Satu Data ASN dan Peraturan Presiden 95/2018 tentang SPBE.
Manfaat dari satu data ASN antara lain adalah memudahkan Pejabat Pembina Kepegawaian dalam implementasi sistem merit, pemetaan pegawai, manajemen talenta, serta pengembangan kompetensi ASN. Perumusan kebijakan akan berdasarkan data, yang akan berdampak pada peningkatan kualitas pelayanan publik dan memperpendek rantai birokrasi. Selain itu, efektivitas pengawasan dan pengendalian pelaksanaan Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria Manajemen ASN akan meningkat.
“Oleh karena itu, dalam rangka terus memperbaiki kualitas data kepegawaian, kami akan melibatkan peran admin kepegawaian di masing-masing perangkat daerah, UPT, dan kelurahan se Kota Bontang, yang bertugas membantu peremajaan data pegawai secara terus-menerus. Kami harus bekerja sama untuk mewujudkan validitas data pegawai, sehingga seluruh dinamika berkas dan data yang berkaitan dengan identitas, riwayat jabatan dan pangkat/golongan, riwayat keluarga, riwayat pendidikan dan pengembangan kompetensi, penghargaan, dan lain-lain dari masing-masing pegawai dapat terupdate dengan cepat dan tepat,” ungkapnya.
Selama ini ada ruang yang belum direspon dengan cepat, di antaranya yang menyangkut perubahan data/riwayat keluarga. Perubahan riwayat keluarga ini kadang tidak tersampaikan ke BKPSDM, sehingga bahkan beberapa tahun kemudian perubahan data tersebut belum juga terupdate.
“Oleh karena itu, nanti peran admin perangkat daerah/UPT/Kelurahan adalah merespon perubahan data/berkas riwayat kepegawaian pegawai di lingkungan kerjanya masing-masing, sekaligus membantu BKPSDM dalam proses updating datanya, yang akan disinkronisasi dengan data kependudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Bontang,” bebernya.
“Momen yang baik ini juga kami gunakan untuk melakukan evaluasi secara internal, misalnya mengurai tugas tim BKPSDM dalam penginputan data yang terintegrasi, sehingga perubahan/penambahan data/berkas layanan kepegawaian seperti SK Kenaikan pangkat, Kenaikan gaji berkala, SK mutasi, SK tugas belajar, cuti, SLKS, dan lain-lain dari setiap layanan kepegawaian dan pengembangan kompetensi pegawai dapat diinput kedalam sistem aplikasi SIASN secara tuntas,” sambungnya.
Agar data pegawai tetap terjaga dan terlindungi, maka pihaknya akan menandatangani Pakta Integritas bersama, dan menetapkan petugas admin kepegawaian tersebut melalui keputusan Walikota Bontang dengan dipandu dan dimonitor oleh tim dari Kantor Regional VIII Badan Kepegawaian Negara (BKN).
“Jadi, nanti ada SOP dan tata tertib yang memperjelas alur proses bisnis dan bersifat mengikat dalam proses updating data pegawai ini,” pungkasnya. (ADV)
