BONTANG – Dalam rangka persiapan Pelaksanaan Akuisisi Arsip Statis, yang merupakan proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan, dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari BKPSDM Kota Bontang, selaku pencipta arsip, kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang, selaku Lembaga Kearsipan Daerah.
Pada Kamis, 21 September 2023, dilaksanakan monitoring untuk memeriksa kesesuaian arsip yang ada tersebut agar dapat dilanjutkan dengan proses lebih lanjut. Rombongan DPK Kota Bontang, dipimpin Yuanita Suryadi, S.I.Kom, selaku Arsiparis Ahli Muda.
Ia menyampaikan bahwa kegiatan ini dilaksanakan dengan mempedomani Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis.
Lembaga kearsipan berkewajiban melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, termasuk lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
Pelaksanaan akuisisi arsip statis nantinya merupakan tindak lanjut dari kegiatan monitoring keberadaan arsip yang memiliki potensi arsip statis yang berada di lingkungannya.
Monitoring dilakukan dengan cara penelusuran arsip statis di lingkungan pencipta arsip, dengan tujuan untuk memudahkan pelaksanaan akuisisi arsip oleh lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan harus melaksanakan akuisisi arsip statis sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan.
Monitoring dalam kegiatan akuisisi yang dilakukan ini merupakan cara penelusuran arsip yang memiliki potensi arsip statis di lingkungan pencipta arsip (creating agency) dan pemilik arsip (owner). Penilaian arsip statis merupakan proses penentuan status arsip yang layak untuk diakuisisi.
Verifikasi dilakukan terhadap arsip statis yang tercantum di dalam JRA yang berketerangan di permanenkan serta terhadap arsip yang belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Kepala BKPSDM Kota Bontang, Drs. Sudi Priyanto, M.Si, menyambut baik kegiatan monitoring yang dilaksanakan oleh DPK ini. Menurutnya, BKPSDM memiliki potensi arsip berupa foto-foto lama yang tersimpan dalam album.
Foto-foto ini merekam kegiatan atau peristiwa tempo dulu yang dilaksanakan masyarakat bersama pegawai BKD/BKPP/BKPSDM. Kami tentu berharap bahwa dengan pelaksanaan akuisisi arsip statis ini, dapat memberikan akses yang lebih luas bagi semua pihak yang membutuhkannya melalui prosedur yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang.
Sudi menambahkan bahwa pihaknya akan menunggu hasil kesimpulan dari DPK setelah proses monitoring selesai dilaksanakan. (ADV)
