BONTANG – Rutinitas pelayanan yang dilaksanakan pemerintah secara berkesinambungan, secara administrasi akan meciptakan berkas dan dokumen yang tersaji baik dalam bentuk fisik manual maupun digital elektronik.
Bagi BKPSDM kesemuanya itu harus dikelola dengan baik, dengan tujuan, di antaranya:
– Tersedianya arsip dalam bentuk berkas/ dokumen, yang dipergunakan dalam memenuhi persyaratan pelayanan kepegawaian secara lengkap, tepat dan cepat.
– Penyajian data kepegawaian secara akurat dengan mengikuti dinamika perkembangan profil dan agregat data SDM Aparatur.
– Perumusan kebijakan kepegawaian yang berkualitas dengan berbasis data.
– Mendukung indeks keterbukaan informasi publik yang disajikan secara tertib oleh pemerintah kepada masyarakat.
Hal tersebut diungkapkan Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Bontang, Sudi Priyanto.
Lebih lanjut Sudi menambahkan, bahwa sekalipun pihaknya telah secara berturut-turut selama 3 tahun terakhir ini telah menjadi perangkat daerah terbaik dalam pengelolaan arsip di lingkungan Pemkot Bontang, namun itu bukan menjadi alasan untuk berhenti stagnan dalam berkarya dan berinovasi guna menghadirkan penataan kearsipan yang tertib dan berkualitas sesuai dengan ketentuan.
“Banyak kegiatan yang menjadi rutinitas kami dan dilaksanakan secara berkelanjutan. Di awal tahun 2025 ini, kami memprogramkan kegiatan, yakni:
1. Pemberkasan arsip di UP
2. Pembuatan daftar arsip aktif
3. Penataan arsip aktif
4. Pemindahan arsip inaktip dr UP ke UK
5. Pemberkasan arsip inaktif
6. Pembuatan daftar arsip inaktif
7. Penataan arsip inaktif
8. Pemberkasan arsip statis
9. Pembuatan daftar arsip statis
10. Kegiatan Penyerahan arsip statis (rutin 1 kali dlm setahun)
11. Pemberkasan arsip usul musnah
12. Pembuatan daftar arsip usul musnah
13. Kegiatan pemusnahan arsip (rutin 2 kali dalam 1 tahun)
14. Kegiatan fumigasi (rutin dilakukan setiap tahun)
15. Kegiatan sosialisasi internal terkait peraturan kearsipan
16. Pembinaan SDM kearsipan ke UP
17. Penataan arsip vital
18. Pembuatan daftar arsip vital
19. Memiliki 2 record center, dan selanjutnya mempersiapkan record center yang ke 3,” bebernya.
Sebagai contoh pada hari ini Jumat, 21 Februari 2025, kami melaksanakan pemindahan sebagian file arsip untuk mengisi ruang Record Center ke-3 yang berada di samping Ruang “Nagara Bhakti” Auditorium Graha Taman Praja.
Prinsipnya gotong royong bersama rekan-rekan pegawai BKPSDM, sehingga dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat, mengingat arsip dan lemari arsip yang dipindahkan lumayan banyak.
Semua dilakukan secara cermat dan hati-hati, sehingga tidak ada arsip yang tercecer ataupun rusak, disamping juga agar dapat menghindari terhirupnya debu dalam proses pemindahan tersebut.
Dengan ditatanya arsip ke dalam ruangan Record Center 1 dan 2, serta berlanjut ke Record center 3 ini, maka arsip akan sangat mudah diidentifikasi dan ditemukan bila diperlukan.
Disamping itu ruangan kantor juga akan menjadi lebih rapi, dan menciptakan suasana yang nyaman bagi rekan-rekan dalam bekerja. (adv/rls)
Editor: Yusva Alam
