DENGAN fiosofi “Arsip… semakin ditata rapi, akan semakin siiiiip….”, BKPSDM – Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Bontang, terus bergerak untuk mengarsipkan secara efektif segala bentuk dokumen/ berkas, surat menyurat/file data yang berkaitan dengan fungsinya dalam mendukung pelayanan dibidang kepegawaian dan pengembangan kompetensi aparatur.
Banyak hal yang telah kami lakukan secara bersama, karena kekuatan arsip suatu organisasi juga terletak pada kebersamaan dalam mengelola dan menatanya. Penyelenggaraan Arsip yang baik haruslah ditopang dengan fasilitas, sarana dan prasarana yang handal dalam jumlah yang memadai. Menyadari hal tersebut BKPSDM Kota Bontang terus bergerak dan menambah kekuatan Sapras yang dimilikinya, terutama yang berkaitan erat dengan penyelenggaraan kearsipan.
Demikian pula dalam menata arsip,, diawal terasa berat.. berserakan, tak karuan, tak sedap dalam pandangan.. diletakkan sembarangan hingga sulit untuk ditemukan.. Dengan kekuatan dan komitmen bersama maka menata arsip menjadi tanggung jawab kita semua. Terus bergerak untuk menerima, mencatat, mengkodefikasi, menyampaikan, menyimpan, dan seterusnya sampai tersusun dalam bingkai lemari arsip dan tersimpan apik dalam memori elektonik.
Debu dan peluh yang awalnya akrab menggelayutimu kini berbuah manis pada pemandangan yang menghadirkan kepuasan tersendiri. Ada kerentanan stamina yang harus dijaga. Multivitamin dan suplemen tambahan menjadi nutrisi yang InsyaAllah akan membantu untuk tetap segar dan bugar agar arsip tak menjadi pudar.
Dan agar proses dapat berkelanjutan, SDM Kearsipan terus berbenah. Saling belajar dan mengisi dalam balutan budaya literasi, menjadikan kita semakin mengerti. Fahami secara cermat petunjuk pada pedoman tata naskah dinas memberi kemudahan dalam aktualisasi.
Antisipasi para makhluk kecil yang kerap usil, kami hadirkan fumigasi yg menjadi solusi mencegah pelapukan dan kerusakan bahan pustaka kertas akibat serangga atau biota lainnya.
Ini bukan mimpi, tetapi sudah banyak contoh aktivitas dan rutinitas yang tergulung ombak atas kehadiran inovasi baru yang lebih mudah, cepat, murah, menarik dan berkualitas.
Disinilah keunikan arsip, ia memberi ruang bagi inovasi yang akan menyimpannya secara digital atau elektronik..
Namun marwah keasliannya harus tetap dijaga dan dirawat.
Seiring dengan pengelolaan arsip yang tersimpan dan terlindungi,, BKPSDM juga menghadirkan arsip yang dikelola secara elektronik.. ini bagian dari suport atas pelayanan kepegawaian dan pengembangan SDM Aparatur yang mulai bergeser dari penyampaian berkas secara manual, menjadi berkas yang telah dikemas secara elektronik.
Sebut saja :
– PRESENSI ONLINE BONTANG PRIMA
– E-CUTI (Elektronik Cuti)
– SIKAPKU (Sistem Integrasi Kepegawaian Dan Keuangan)
– GERBANG JAYA (Gerakan Pengembangan Jaringan Dan Sumber Daya Aparatur)
– SIM I CAN (Sistem Informasi terintegrasi Manajemen keuangan)
– Registrasi Tata Naskah Digital (Sambil menunggu penerapan SRIKANDI)
– SIASN (Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara)
– Data non ASN (Aplikasi BKN).
Yang kesemuanya mampu menyimpan data, file dokumen secara tertib, aman dan mudah untuk ditemukan kembali.
Satu lagi keunikan pengelolaan arsip,, yakni proses Penyusutan arsip secara berkala..
Untuk hal ini pada tanggal 14 April 2022 yang lalu BKPSDM bersama Dinas Pendidikan Kota Bontang melalui LKD telah melakukan pemusnahan arsip. Trimakasih atas dukungan sahabat arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Sahabat yang memberi manfaat: Arsip dinamis menjadi lebih tertata, terwujud efisiensi, mengurangi resiko dan menunjukkan akuntabilitas. Penyusutan arsip menjadi bagian dari keseharian, yang tak berhenti sepanjang organisasi tetap berdiri.
Dulu, kini dan hingga nanti… kami akan selalu bangga menjadi bagian dari pejuang arsip..
walau banyak bergerak dalam senyap, namun kami selalu sigap untuk Kota Bontang yang hebat dan beradab..(adv)
